Projektvezetési alapfogalmak

Projekt Orientáció

Mielőtt nagyon belevágunk a nehezebb dolgokba figyelembe kell venni, hogy az itt összegyűjtött anyagok több módszertanból és keretrendszerből tevődnek össze. 

Főleg az úgynevezett “Agile” azaz az “Agilis módszertan”-ból merítettem, mert legtöbbször a munkáim során ennek a módszertannak a segítségével tudtam feloldani azokat a problémákat, melyekre választ kerestem, viszont nem kizárólag az Agile szabályaival és rituáléival fog találkozni az olvasó. Keverednek a saját tapasztalataimmal és megállapításaimmal, melyek szintén igazolásra kerültek az elmúlt években. 

Hosszú ideje ülök már ezeken a sorokon, mert minden alkalommal, amikor tévedtem valamiben, vagy új szituációval találkoztam, meg kellett várnom a megfelelő időt, hogy igazolható legyen egy-egy megállapításom, vagy olvasott/tanult információm.

Az olvasó ezeknek a tapasztalatoknak a gyűjteményét fogja megismerni.

Ebben a részben olyan alapfogalmakat és módszertani alapvetéseket szeretnék ismertetni, melyek szükségesek ahhoz, hogy egy nyelvet beszéljünk. 

  • Ezzel meg is állapíthatjuk egy jó vezetőnek az első és legfontosabb feladatát: “PROJEKT ORIENTÁCIÓ”

Minden alkalommal, amikor új emberek kerülnek be a szervezet vérkeringésébe, vagy új emberekkel kezdünk együtt dolgozni, érdemes tisztázni azt a közös nyelvet és kifejezéseket, melyek tisztázás után egyforma jelentéssel rendelkeznek majd, minden együttműködő szótárában. 

Az alapfogalmakat egy példán keresztül vezetem le. 

Üzleti igény megfogalmazása:

“Azt szeretném, hogy az ügyfeleim több visszajelzést küldenének és szeretném, ha ezek a visszajelzések csak VALÓDI vásárlóktól érkeznének.”

Az alábbi ábra jól szemlélteti azt, hogy milyen elemekből fog állni a feladat. (Nagyon le-egyszerűsített példát veszünk, hogy legyen hely másra is. Általában ezek a listák több száz elemből, feladatból, célból állnak.)

1. Ábra: Feladatok, célok és igények hierarchiája

Theme: 

Ezzel a kifejezéssel szavatosan bánik sok cég. A Theme több dologra utalhat. 

Első sorban definíció szerint: “Olyan Sztorik gyűjteménye, melyek egy téma köré csoportosulnak a Sprint időtartama alatt”

Nyugodtan lehet rá “Termék”-ként, “Komponens”-ként vagy akár “Projekt”-ként tekinteni, lényeg, hogy a legyen ez a működési folyamataink legnagyobb irányító eleme. 

Epic:

A Sztorikat tartalmazó halmaz. Egy olyan nagyobb működési cél gyűjteménye, mely köré a Sztorik épülnek. (Nincs jobb kifejezésem, mint az eredeti angol “Epic”. Javaslom, hogy mindenki így jegyezze meg. Szavatosan bánnak az Agile-t használó cégek ehhez a szóhoz, van ahol magára a projekt elnevezésére használják, van ahol költséghelyre utal és van, hogy mindkettőt egyszerre jelenti. Legegyszerűbb úgy gondolni rá, mint a Sztorik gyűjteményére.)

Agile:

Módszertan, mely arra törekszik, hogy a lehető leghamarabb értéket teremtsen.

Sztori:

Angolul = “User Story” Az elvárt működési célokat tartalmazó halmaz. Olyan feladatok gyűjteménye, melyek a működési cél elérését szolgálják. (Általában sztorinak hívjuk az “Azt szeretném, hogy…” -al kezdődő igényeket. Példa: “Szeretném, ha legördülő menübe kerülnének a kiválasztható nyelvek, ikonok helyett.”)

Feladat: 

Angolul = “Task” Az a feladat, melyet a Sztori lezárásához kell teljesíteni. Például: “Visszajelzést kérni az elkészült funkcióról.”

Alfeladat: 

Angolul = “Subtask” A feladat- feladatrésze. Nem nagyon lehet máshogy megfogalmazni. Ezek olyan feladatok melyekre általában már tervezés után derül fény. Példa: “Nem működő laptopot lecserélni.”

Tehát tisztáztuk, hogy az ábrán mi milyen viszonyban áll egymással és miért így lettek elnevezve.

SCRUM: 

Az AGILE módszertan egyik keretrendszere, mely szabályokat és rituálékat határoz meg a csapatok feladatainak ütemezéséhez és delegálásához. (Később bővebben lesz róla szó.)

KANBAN:

Az AGILE módszertan egyik keretrendszere, mely szabályokat és rituálékat határoz meg a csapatok feladatainak ütemezéséhez és delegálásához. (Később bővebben lesz róla szó.)

Várólista: 

Olyan gyűjtőhalmaz, mely a cél eléréséhez szükséges feladatokat, célokat tartalmazza. Angolul = “Backlog” (Nem akartam soha a magyar szövegkörnyezetben használni, mert abszolút semmitmondó szó számunkra. Olyan mint a “procedurális” kifejezés, aminek ködös a magyar megfelelője. Akit érdekel nézzen utána a szónak. Ezért ebben a könyvben, mindent, amit az angol irodalom “Backlog”-nak szólít és várólistának fogom nevezni, mert segíti a megértést.)

Az lexikont nem hívnám hatékony segítségnek. 

Sprint:

A sprint egy időintervallumot jelöl, melyben elvégzik azokat a várólistán lévő feladatokat, melyeket a résztvevők magukra vállaltak. Egy sprint lehet egy öt, tíz, tizenöt, de ritkán húsz munkanapos. A sprinteknél fontos még a rendszeresség, tehát, ha egyszer tíz munkanapos Sprinteket tervezünk, akkor érdemes legalább fél évig ezt a rendszerességet tartani. (Erről majd később lesz szó, de nagy vonalakban a mérőszámokra kell gondolni. )

Sprint Féknyom:

Angolul = “Sprint Burndown” A sprinten belül elvégzett feladatokat méri. Azt a célt szolgálja, hogy közösen át tudja tekinteni a csapat a sprintben lezajlott eseményeket. (Vezetőként ez a legfontosabb eszközünk a csapatunk teljesítményének kiértékelésében és a folyamatok optimalizálásában.)

2. Ábra: Sprint Féknyom (Sprint Burndown)
3. Ábra: Várólisták és iterációk

Sprint Várólista:

Angolul = “Sprint Backlog” Azoknak a sztoriknak a gyűjteménye, melyeket egy sprinten belül szeretnénk és tudunk lezárni. 

Termék/vagy Theme Várólista:

Angolul = “Product Backlog” Azoknak az Epic-eknek a gyűjteménye, melyek a termék vagy theme lezárásához szükségesek.

Vízesés modell:

Egy olyan folyamat keretrendszer, melyben a feladatok egymásra építkezve lépnek át szakaszokat. Tehát egy feladat csak a tervezés után kerülhet kivitelezésre, majd tesztelésre és lezárásra. Angolul, “To do”, “Doing”, “Testing” “Done” Ezt úgy szokták ábrázolni, mint egy vízesés, melyben a legmagasabb rangú szakaszról “csorog végig” a legalacsonyabb rangú szakaszra, ami mindig a “Lezárás”. Az alaplogika akkor is ugyan ez, ha a folyamat más szakaszokból áll. 

Plusz információ: A vízesés modell módszertanát az Agile is használja, de fölé épített egy ismétlődésre épülő keretrendszert. 

Megpróbálom szemléltetni egy példával: 

vízesés modellben megtervezünk valamit, aztán addig dolgozunk rajta, amíg kész nem lesz, mert ettől várjuk az értéket. A legfontosabb szabálya: “Tartsd magad a tervhez!”. Az Agile ezzel szemben azt mondja, hogy “Addj értéket, amilyen gyorsan csak lehet.” Ezért a vízesés modellt beosztja újra meg újra, egy ismétlődésen és fokozatos növekményességen alapuló “futószalagra”

Lendület és sebesség: 

Mindannyian tudjuk, hogy mit jelentenek ezek a kifejezéske, de az irányítás módszertanában a sebesség a vállalt és teljesített feladatok teljesítményére vonatkozik. Tehát, hogy mennyi sztori lett lezárva, mennyi sprinten belül és milyen pontosak voltak a becslések. 

Becslések: 

A becslések itt olyan időintervallum megjelölésére vonatkoznak, melyben a becslő a feladat végrehajtásának idejére becsül. Többféle becslési módszert be fogok mutatni, mely tartalmazni fogja a Fibonacci számsorozatot, gazdasági és üzleti környezetismeretet és tehetségkutatási mérőegységeket.

Mitigáció:

A mitigáció az a feladat, mely a rizikók és veszélyek feloldását vagy megszűntetését célozza. 

Vezetőként mindig arra kell törekedni, hogy a azonosítsuk és megelőzzük a feladatokat akadályozó tényezőket. 

Iteráció:

Egy ismétlődő időintervallumként fogjuk használni. Lehetne “Timebox”-nak hívni, vagy verziónak, de úgy döntöttem, hogy a könyv tartalmában ezekre “Iterációként” fogok hivatkozni. 

Iterativitás:

“Ismétlődő” jelentését fogjuk használni. 

Növekményesség:

Inkrementális, vagyis fokozatosan növekedő. A periodicitás egy fontos jellemzője a növekményességnek. Ismétlődő időtartamok között mérhető növekedés.

“Ki ide belépsz hagyj fel minden reménnyel.”

Mindannyian lélegezzünk fel valamelyest, mert ezeket a kifejezéseket nem szükséges bemagolni ahhoz, hogy a tartalom további része érthető legyen. Ahogy egy-egy témakört kibontok, minden alkalommal hivatkozni fogok ezekre a kifejezésekre a kontextusban. 

Azt viszont le kell szögezni, hogy azok, akik megijedtek esetleg, azokat teljesen megértem, de ne fordítsanak több időt ennek a tartalomnak az olvasásával.

Engem fiatal felnőttkorom óta szidnak a barokkos körmondataim és a száraz érthetetlen szaknyelviségért. Az egyetem ezt tette velem. Magyarszakos hallgatóként felszakították a szókincsem határait és elhitették velem, hogy érdemes és fontos ezt a sok idegen kifejezést ismernem. Ma már inkább olyan, mint egy bibircsók az állon. Meg lehet tőle szabadulni, de, ha az ember már elfogadta magát vele, akkor már dacból is megtartja. Akinek nem tetszik nem kell rám néznie. 

Leave Comment

négy − négy =